Ειδικά σε αυτή τη δύσκολη οικονομικά εποχή που διανύουμε, το μόνο σίγουρο είναι ότι κάθε επαγγελματίας αρτοποιός θα χρειαστεί τρόπους ελέγχου του ταμείου της επιχείρησής του τόσο για να πάρει την κατάσταση στα χέρια του όσο και για να μην ξεμείνει από πολύτιμο... ρευστό. Διαχειριστείτε σωστά τα χρήματα του ταμείου σας, όχι μόνο για να μείνετε στο παιχνίδι, αλλά και να βγείτε νικητές από αυτό!
Η ύπαρξη συγκεκριμένων διαδικασιών που θα διασφαλίζουν μία προδιαγεγραμμένη πορεία στα χρηματικά ποσά που κυκλοφορούν μέσα στο χώρο του καταστήματος είναι υποχρεωτική. Γιατί χωρίς την ύπαρξη κανόνων στον έλεγχο του ρευστού, δυναμιτίζετε από μόνοι σας τη βιωσιμότητα και την ανάπτυξη της επιχείρησής σας. Οι κανόνες αυτοί πρέπει να είναι απλοί, συγκεκριμένοι, ξεκάθαροι, εύστοχοι και, φυσικά, εύκολα εφαρμόσιμοι. Προσοχή, όμως, γιατί έλεγχος δεν είναι η σκέψη «τι τις χρειάζομαι τις διαδικασίες, έχω βάλει κάμερες παντού και κανείς δεν θα μου ξεφύγει»! Καλές οι κάμερες, αλλά δεν είναι η μόνη λύση, καθώς οι κανόνες συμπληρώνουν τον έλεγχο που ασκείτε.
Τα πάντα ρει;
Οι περισσότερες από τις εργασίες, όσον αφορά στον έλεγχο του ρευστού, γίνονται κυρίως, στην πρωινή και μεσημεριανή ζώνη και μερικές θα πρέπει να επαναλαμβάνονται και κατά τη βραδινή βάρδια. Στην πράξη, ενδέχεται να ανακαλύψετε πως είναι προς όφελός σας να τροποποιείτε μερικές από τις εργασίες ή τη σειρά τους. Εάν το κάνετε, φροντίστε να μην θυσιάσετε την αποτελεσματικότητα ούτε την ασφάλειά τους. Σας παραθέτουμε μία λίστα σταθερών διαδικασιών. Λάβετε υπόψη πως ανάλογα με το είδος και το μέγεθος της επιχείρησης και την αγορά στην οποία εντάσσεστε, οι κανόνες μπορεί να παραμετροποιούνται.
Διαδικασίες ελέγχου της ροής των μετρητών
• Κάθε πρωί, συμπληρώνετε στο αρχείο της μισθοδοσίας τις ώρες εισόδου και εξόδου του προσωπικού της προηγούμενης ημέρας από το αντίστοιχο έντυπο καταγραφής ωρών.
• Επαληθεύετε το άθροισμα της μισθοδοσίας.
• Συμπληρώνετε το αρχείο υπολογισμού του εργατικού κόστους με το αντίστοιχο κόστος για την προσφερθείσα εργασία από κάθε έναν υπάλληλο.
• Επαληθεύετε το άθροισμα των πωλήσεων στην ταμειακή σας κατάσταση βλέποντας τα αντίστοιχα από την αναφορά «Ζ» που έχει βγάλει ο βραδινός συνεργάτης.
• Συμπληρώνετε το αρχείο πωλήσεων και τα υπόλοιπα στατιστικά στοιχεία.
• Ελέγχετε την ορθή συμπλήρωση των εγγράφων των αγορών-δαπανών από τα επισυναπτόμενα παραστατικά στην ταμειακή κατάσταση.
• Επαληθεύετε το άθροισμα των αγορών-δαπανών.
• Ελέγχετε το καταθετήριο χρημάτων της επιχείρησης (αν έχει γίνει κατάθεση την προηγούμενη μέρα).
• Επαληθεύετε το αποτέλεσμα του υπολοίπου των μετρητών, έτσι όπως καταγράφεται στην ταμειακή κατάσταση.
• Καταμετράτε τα χρήματα του χθεσινού ταμείου, ξεχωριστά για την κάθε βάρδια.
• Καταμετράτε το πάγιο που κρατάτε στο χρηματοκιβώτιο είτε για αγορές μετρητοίς στο κατάστημα είτε για πληρωμές προκαθορισμένων δαπανών.
• Καταμετράτε το πάγιο των κερμάτων που έχετε ορίσει.
• Ετοιμάζετε μια παραγγελία για ψιλά, εάν είναι απαραίτητη, στην τράπεζα.
• Συμπληρώνετε το έντυπο της νέας χρηματοροής με το νέο ποσό από μεταφορά.
• Αποφασίζετε και ετοιμάζετε το ποσό της ημερήσιας τραπεζικής κατάθεσης.
• Κατανέμετε τα ποσά εκκίνησης στους ανάλογους υπαλλήλους ή σταθμούς εργασίας.
• Επισυνάπτετε το καταθετήριο στη νέα χρηματοροή.
• Κατά τη διάρκεια της ημέρας καταχωρείτε όλα τα παραστατικά αγορών-δαπανών, τα οποία πληρώνονται κατά προτίμηση από ένα άτομο.
• Απομακρύνετε επιπλέον χρήματα από τον σταθμό εργασίας ή τα ταμεία των διαφόρων τμημάτων μετά από πολυάσχολα διαστήματα εργασίας (π.χ. Γιορτές).
• Στο τέλος της βάρδιας κάθε υπαλλήλου, κλείνετε ταμείο και καταγράφετε τα απαιτούμενα στοιχεία στην χρηματοροή.
• Στο κλείσιμο, αθροίζετε τα ποσά και καταμετράτε τα χρήματα του ταμείου.
• Αφού επαληθεύσετε την ορθότητα των ποσών, κλειδώνετε το κουτί του παγίου και το κουτί του ταμείου στο χρηματοκιβώτιο.
Άρθρο: Γιώργος Ξιπολητάς
Από το τεύχος 93 (ΝΟΕ-ΔΕΚ 2011) του περιοδικού Α-Ζ